隨著學校數字智慧校園的進一步推進，越來越多的信息孤島被打通、串聯成統一的對外服務大平臺，充分證 實了數字化校園在提升辦公效率、辦事效率、加快信息流轉方面有著極大的優勢。學校檔案管理也從原來紙 質流轉、手工辦理的工作，逐步轉變為通過管理系統平臺的電子數據流轉和在線利用，這個過程中產生大量 需要留存的電子文件、電子辦理流程單、電子結果單等檔案數據需要歸檔長期保存。電子文件具有易修改、 易損毀、嚴重依賴軟硬件環境等特點，因此，必須構建學校電子檔案長期保存平臺和系統，實現對電子文件 真實性、完整性、安全可信、可讀可用的全程歸檔入庫、在線管理和長期保存。

通過信息化手段，將學校電子檔案數據按照處理階段劃分為不同的數據庫，如歸檔庫、管理庫和長期保存 庫。其中歸檔庫對接現有的多種數據管理系統，如學生學籍管理系統、課程成績管理系統、學校OA管理系 統、MIS系統、會計系統，使用基于OFD、OCR、NLP和憑證技術針對不同類型數據進行數據清洗和統一化 處理，完成后的數據存儲在歸檔庫中，并根據檔案管理系統和長期保存系統的不同要求進行數據封包，分別 進入管理庫和長期保存庫中。長期保存庫基于睿存冷數據存儲產品和系統進行搭建，可以為所有珍貴的電子 檔案數據提供穩定、安全和長期的保存服務。通過入庫前四性檢測，可以保證所有進入長期保存庫中的檔案 數據符合相應的檔案規范；入庫后，系統會根據對應的存儲策略將數據存儲至不同類型的冷數據存儲單元 中，實現異質甚至是異地存儲，極大地提高數據安全性。

1、異質、異地的長期保存系統架構為學校檔案數據提供穩定、安全、長期的數據存儲服務
2、采用檔案標準的數據移交、接收接口，顯著降低不同類型業務系統的對接難度，實現數據應歸盡歸
3、全程四性檢測，有效保證數據的真實性，防止關鍵數據被誤操作覆蓋或惡意篡改
4、橫向拓展架構設計，避免相關設備的更新換代導致頻繁的數據和系統遷移
5、數據開放協議符合檔案相關標準，避免設備和系統綁定，輕松實現檔案數據的開放利用

某大學，作為我國頂尖的學府之一，自2020年起致力于建設電子檔案庫房，以適應數字化時代檔案管理的新要求。至今已積累歷史數據13TB，并預計每年將增長500GB。為滿足電子檔案數據的安全、長期保存和便捷訪問需求，學校采用光磁一體化存儲架構，結合磁盤和藍光光盤的優勢，構建了電子檔案長期保存系統。在電子檔案庫房的建設中，不僅通過光磁一體化存儲架構實現了電子檔案數據的安全、長期保存，還通過精細的規劃設計，將電子檔案數據劃分為歸檔庫、管理庫、備份庫、長期保存庫和利用庫等多個邏輯數據庫。這些數據庫各司其職，確保電子檔案數據在不同階段得到妥善處理。歸檔庫專門對接學校現有的各類數據管理系統，如學生學籍、成績單、OA文書、論文，利用OFD、OCR、人臉檢索和憑證等技術對數據進行精準治理，治理后的數據被妥善存儲在歸檔庫中。根據檔案管理系統和長期保存系統的不同需求，數據經過封包后分別進入管理庫和長期保存庫。長期保存庫基于睿存冷數據存儲產品和軟件系統搭建，為珍貴的電子檔案數據提供穩定、安全且長期的保存服務。所有進入長期保存庫的數據都經過嚴格的四性檢測，確保符合檔案規范。